Concert organiseren zonder chaos?

Het kán écht! 🎻

Een concert organiseren is een leuke ervaring, maar er zijn helaas ook valkuilen die je succes flink in de weg kunnen zitten.

Hier zijn 5 veelgemaakte fouten bij het organiseren van een concert:

1. Geen duidelijk draaiboek
Zonder overzichtelijk draaiboek zijn de taken bij het organiseren van een concert onduidelijk, afspraken worden vergeten en het team werkt langs elkaar heen. Een goed concert draaiboek bespaart tot 50% aan vergadertijd, minder frustratie, en wij merken dat er ook veel minder wordt vergeten te regelen!

2. Onduidelijke communicatie en notulen
Lange notule-verhalen en losse actielijsten zorgen voor verwarring en frustratie binnen het team. Hierdoor worden vaak dingen vergeten te regelen (van geen pinapparaat aanwezig tot het vergeten te plaatsen van advertenties of ophangen van posters). Mijn ervaring met diverse koren, orkesten en concertorganisaties is dat een goed concert draaiboek dit kan voorkomen.

3. Te weinig aandacht voor marketing
Een concert kan muzikaal nog zo goed zijn, maar zonder goede promotie en een realistisch marketingbudget blijft de zaal toch écht leeg. Ik merk dat dit punt helaas vaak wordt onderschat door koren, orkesten en concertstichtingen. Zelf ben ik van mening dat marketing en het bijbehorende budget de belangrijkste pijlers bij het organiseren van een concert zijn. Het zorgt ervoor of je doelgroep bereikt wordt en heeft écht invloed op het aantal concertbezoekers!

Investeren in 'goede strategisch uitgekiende marketing'* is dus geen kostenpost, maar simpelweg een  voorwaarde voor een geslaagd concert. (*dus heel bewust keuzes durven maken en indien mogelijk subsidies aanvragen).

4. Onduidelijke verantwoordelijkheden
Als niet duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is, ontstaan misverstanden en blijft werk liggen, iets wat in de praktijk vaak voorkomt. Dit kun je eenvoudig voorkomen met een draaiboek, waarin alle taken en verantwoordelijkheden duidelijk zijn vastgelegd. Zo werkt iedereen efficiënt samen en blijft niets liggen. Een goed concert draaiboek is de sleutel tot een soepel verlopen evenement.

5. Te optimistisch plannen van tijd en budget
Belangrijke onderdelen zoals opbouw, techniek of promotie worden onderschat, met stress en onverwachte kosten tot gevolg. Plan hier voldoende tijd voor! Er zijn organisaties die je helpen bij het organiseren van een concert (en als je wilt mag je mij ook inhuren om mee te denken met de organisatie of om werk uit handen te nemen). Wil je kosten besparen dan heb ik vanuit mijn praktijkervaring handige tools gemaakt om zelf eenvoudig en voor een schappelijk tarief een concert te organiseren. Bekijk hier alle tools >> 

1. Wat heb ik nodig om een concert te organiseren?
Om een concert te organiseren heb je een geschikte locatie, musici, geluidsinstallatie, vrijwilligers en in sommige gevallen ook vergunningen nodig. Ook een draaiboek, budgetplan en marketingplanning zijn erg belangrijk. Met de juiste tools bespaar je veel tijd en zorg je voor goede publiciteit.

2. Heb ik een vergunning nodig voor het organiseren van een concert?
Soms is er voor het organiseren van een concert een evenementenvergunning nodig, vooral bij openbare of buitenlocaties. Gemeenten stellen in dat geval vaak diverse eisen aan geluid en veiligheid. Het beste kan je alvast bij de gemeente informeren als je ideeën hebt om een concert te organiseren, zo voorkom je vertraging bij het aanvragen van een vergunning en mocht de gemeente geen toestemming geven dan heb je (als het goed is) ook nog niet veel tijd in het organiseren zitten.  

3. Hoeveel kost het om een concert te organiseren?
De kosten voor een concert organiseren hangen heel sterk af van de locatie, musici, techniek of ander materiaal dat  nodig is, marketing activiteiten en de keuze om wel of geen catering te doen. Kleine concerten zijn al te organiseren voor ca. €2.000, wel is het dan belangrijk om de kosten goed in de gaten houdt (budgetplanning). Grotere concerten kunnen oplopen tot tienduizenden euro’s aan kosten. Een duidelijke begroting helpt je om binnen budget te blijven. In diverse gevallen is voor concerten bij fondsen (bijv. VSB Fonds, Het Cultuurfonds etc.) gemeenten en/of de provincie subsidies aan te vragen.

4. Hoe begin ik met het plannen van een concert?
Het plannen van een concert start vaak met een idee, bepaal vervolgens je doelgroep en de mogelijke locatie voor het concert, kijk bij de gemeente of er een vergunning nodig is en stel een financiële begroting op, om te kijken wat haalbaar is. Maak vervolgens een draaiboek om doelgericht en efficiënt het concert te kunnen organiseren. Regel een eventuele vergunning, reserveer musici, huur materiaal, regel catering en marketingactiviteiten. Een goed voorbereide planning is de basis van succesvol een concert organiseren.

5. Hoe promoot ik mijn concert het beste?
Promoot je concert via lokale media, zoals: goed gelezen plaatselijke kranten en/of omroep, zet je concert in evenementenkalenders, plaats berichtjes op social media en/of maak een flyer en verspreid deze in de regio. Onze ervaring in de achterliggende jaren is dat een goede marketingstrategie  écht onmisbaar is, omdat deze je doelgroep bereikt en zorgt voor jou concertbezoekers.

6. Welke tools zijn handig bij het organiseren van een concert?
Handige tools om tijd en frustratie te besparen tijdens het organiseren van een concert zijn: een voorbeeld draaiboek (kant-en-klaar), voorbeeld marketingplanning, voorbeeld budgetplanning, postertemplates en voorbeeld e-mails om te versturen naar je doelgroep en concertbezoekers. Google Drive of Dropbox is ideaal om documenten, foto's en/of filmmateriaal in te bewaren en te delen met de personen die meehelpen met het organiseren, op die manier heb je alles efficiënt op één plek!